Organização para fazer acontecer (seja produtivo usando o GTD)

Você já parou algum dia e disse pra si mesmo: “Não sei o que eu faço pra me organizar… Não consigo ser produtivo…”? É, eu já fiz isso… E muitas outras pessoas também… Entre elas o americano David Allen, criador da metodologia Getting Things Done (GTD), descrita no seu livro de mesmo nome, que no Brasil recebeu o nome “A arte de fazer acontecer”.

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O GTD é simples de ser implementado, prático e útil para sua organização, produtividade e redução do estresse. É ótimo para quem tem muitas tarefas, projetos, demandas e agendas cheias de diversos tipos de compromisso; tanto que muitas grandes empresas usam o GTD, como é o caso da Microsoft, Bradesco, HP, Nestlé, entre outras…

O princípio básico do GTD é esvaziar sua cabeça de todas aquelas coisas que você deveria estar fazendo ou que ainda tem de fazer, e colocá-las num sistema de informações confiável (o que, definitivamente, nossa cabeça não é), que possamos sempre verificar.

Quando deixamos as informações “voando” na nossa cabeça, não temos a sensação de tranquilidade e controle das coisas, o que causa preocupações, estresse, frustração e sensação de estar sempre sobrecarregado.

Vamos começar…

Uma das coisas mais legais do GTD é que ele é fácil de “fazer funcionar”… Existe uma teoria básica que, após compreendida, vai pautar a montagem do seu sistema, com as ferramentas (analógicas ou digitais) que achar melhor.

Os materiais necessários para desenvolver o método básico são: um bloco de notas, uma caixa de entrada, uma agenda e fichas de tarefas. Sim, só isso… Vou explicar cada um deles no momento em que são necessários no processo.

Existem cinco atividades que devem ser realizadas regularmente no GTD. São elas: Coleta, Processamento, Organização, Execução e Revisão.

Coleta: Esta etapa acontece 7 dias por semana, 24 horas por dia… Consiste em anotar tudo o que precisa ser feito, as idéias que surgem do nada, os compromissos, as tarefas do trabalho. Tudo deve ser anotado no seu bloco de notas. Outras coisas que também devem ser coletadas são panfletos, cartas ou qualquer coisa sobre a qual seja necessário tomar uma decisão. Ao final do dia arrancamos as folhas do bloco de notas e tudo mais que coletamos e colocamos na Caixa de Entrada.

Processamento e Organização: Este é um momento de decisão onde é necessária concentração. Ele ocorre uma vez por dia, em horário reservado para este fim, e tem o objetivo de zerar a caixa de entrada.

No processamento são retiradas, item por item, as coisas que estão na caixa de entrada. Ele é realizado de cima para baixo (não se deve escolher o que processar), e uma vez retirado da caixa o item não volta mais.

Com o ítem em mãos, você deve se perguntar: “O que é isso? Eu preciso fazer algo com relação a isso?”. Se a resposta for “não” você tem três opções: Jogar no lixo; guardar numa lista “Talvez, algum dia” (se não há uma ação agora, mas pode ter um dia); ou Arquivar para referência futura.

Se a resposta for “sim”, fazemos a pergunta: “O que eu preciso fazer com relação a isso?”. Se for algo que precisa de mais de uma ação, deve-se colocar numa lista de Projetos. Uma vez definida a ação, deve-se perguntar: “Dá pra fazer isso em menos de 2 minutos?”. Se a resposta for “sim”, faça agora o que deve ser feito. Se a resposta for “não”, fazemos outra verificação: “Eu posso pedir para outra pessoa fazer isso?”. Se a resposta for afirmativa, anote isso numa lista “Aguardando” para poder ter controle do que foi pedido e para quem. Se é só você que pode fazê-lo, ainda resta perguntar “Eu preciso fazer isso em uma data/hora determinada?”. Caso afirmativo, anote o compromisso na Agenda. Se não tem um dia específico para ser feito anote em uma ficha de ação posterior.

Fica ainda mais fácil de compreender utilizando o Diagrama de Fluxo de Trabalho abaixo:

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Execução: Não deixe o seu sistema ficar desatualizado para não perder a confiança nele. Para isso faça sempre a coleta e realize o processamento nos horários definidos. Mantenha o foco na sua Agenda para verificar os compromissos marcados e visite suas Listas de ações posteriores quando tiver tempo livre, para ver se há algo que pode ser feito.

Revisão: A revisão é feita uma vez por semana e é composta por 10 passos: 01 – recolha anotações, papeis e outros materiais; 02 – faça o processamento da sua caixa de entrada; 03 – esvazie sua mente, analisando se falta algo a colocar no seu sistema; 04 – revise suas Listas de Ação; 05 – revise sua Agenda passada; 06 – revise sua Agenda futura; 07 – revise sua ficha Aguardando; 08 – revise sua lista de Projetos; 09 – revise sua ficha “Talvez, algum dia”; 10 – seja criativo e corajoso.

Conclusão

Ainda há bastante coisa pra falar sobre o GTD… Pretendo esclarecer algumas coisas e explicar mais algumas num próximo post, mas você já pode começar a implementar o método básico, aprendendo e se habituando aos poucos.

O GTD me ajudou muito na minha vida profissional e nas minhas responsabilidades pessoais. Espero que você também aproveite!

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